外贸出口全流程详解,建议收藏 !

外贸学堂|2021-10-14

眼见着2021年外贸形势一片大好,越来越多的新人开始加入外贸行业,却对外贸流程一头雾水。

今天我们来讲一讲外贸工作流程,包括客户开发、销售谈判、操作流程、合同签订、海运知识、售后服务、出口退税等等,并附上了相关文件模板,方便大家更好地理解。

 

01

熟悉公司产品及市场

 

首先要熟悉公司产品,了解产品的功能、用途、卖点,了解产品的主要应用领域。比如是用在医疗行业,还是加工制造业,还是酒店行业、油气行业、零售行业……

其次是确定公司产品的市场定位。比如,如果产品应用在加工制造业,那么东南亚、东欧、北美等加工制造业比较集中的地方,可能就是主要的目标市场……

 

再次是确定产品的目标客户。比如,如果公司主要生产模具,那么目标客户可能会是国外的模具公司、注塑服务公司、产品设计开发公司、各类成品厂家等等。

 

02

掌握开发客户的方式

 

在疫情期间,对外贸企业而言,与客户的传统连接方式已经失灵——无法拜访客户、多数展会也推迟或取消了。作为一个外贸新人,要开拓思路,懂得借力智能技术扩大开发途径,了解学习和使用最新的客户开发方式,比如社媒开发、利用搜索引擎投放广告等等。

当然,很多开发技能没必要一个人全掌握,在人员、资源有限的情况下,“精通”可能比“全面”更具有效率。

 

我见过一家模具公司,外贸团队接近50人,天天就用Facebook和Google两种方式不停地“骚扰”全球客户,也取得了相当可观的业绩,目前公司已上市。

 

03

报价

 

与客户建立业务关系后,客户常常会索要报价(Inquiry)。

而出口商需要报价给客户(offer)。这阶段会分成4个部分:客户询价,出口商报价,双方议价接受,签订合同。

上图为报价模板参考(备注下的条款,根据每个公司的情况而定)。

 

04

签订并履行合同

 

签订合同:客户在确认订单前,通常需要工厂,根据他的订单数量,让出口商发送形式发票(Proforma Invoice),简称PI。形式发票内容包含:产品规格,颜色,材料,价格,数量,包装方式,运输贸易方式,付款方式,发货时间等条款。

下图为PI模板(备注下的条款,根据各公司的实际情况做改变)。

合同履行:按照合同约定,客户支付定金或者开出信用证。出口商安排生产,按照客户要求保证品质、数量、包装,规格等没问题,按时交货。这一步,需要业务员或业务跟单员及时跟进进度,把客户对产品的要求,准确传达给生产和品质部门,确保信息无遗漏,以免出错。

 

下图为业务部下发订单生产表格,并分发到生产及其他各部门知悉、跟进的订单合同评审表。

05

下达生产通知

 

业务部门在确认交货期之后,如果满足下面三种情况,即可下达通知给工厂生产。

  • 如果是L/C付款的客户,一般来说是在交货期前一个月确认L/C已经收到,收到后由业务员和单证员进行信用证审核,如有问题及时交由客户改正。

  • 如果是T/T客户,一定要确认定金是否到账。

  • 如果是放账或者是银行D/A收汇客户,需要交由经理进行确认。

 

06

验货

 

在交货期前一周,要通知公司验货员验货。如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户验货并将验货日期告知计划部;如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间,确定后将验货时间通知工厂。

07

商品检验

 

如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。

* 注意,应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条(而且大多数外贸公司都将商检环节交给专门机构来做的)。

 

08

发货

安排什么样的物流方式,根据贸易方式来定。

  • 如果是EXW(出厂价)/FOB(离岸价),由客户指定货代来安排国际物流。

  • 如果CIF(目的港价)、DDP(门到门),由出口商安排国际物流到国外指定仓库和地址。

根据产品特性来确定发货方式。通常:

  • 大而重的货物,选择海运和陆运方式比较多。

  • 轻而小的货物,选择空运方式。

发货前需要先订仓,根据自己的生产完成时间,来确定船期,但此船期必须在客户要求的发货时间内。船期确定,我们会收到订仓确认(S/O).

对于FOB贸易方式,客户制定的出货时间,通常是船开的时间。所以我们必须提前制定好规划,将生产完成时间,比规定时间,提前至少一个礼拜,以确保可以匹配到合适的船期。

上图为Maersk马士基船公司S/O上面的主要内容,供参考。

 

9

投保

 

国际物流是一个漫长的过程。为了确保不受损失,企业是需要购买保险的。

  • EXW(出厂价)/FOB(离岸价)贸易方式的订单,保险由客户来安排。

  • 而对于CIF(目的港价)、DDP(门到门)等贸易方式,保险由出口方来负责(该保险通常要求在船开前2天,就要安排)。

 

10

提单

 

提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后,由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。

所签提单根据信用证所提要求份数签发,一般是三份。出口商留两份,办理退税等业务,一份寄给进口商用来办理提货等手续。

进行海运货物时,进口商必须持正本提单、箱单、发票来提取货物(须由出口商将正本提单、箱单、发票寄给进口商)。若是空运货物,则可直接用提单、箱单、发票的传真件来提取货物。

 

11

结汇

公司按照信用证的规定,正确缮制单据后,应在信用证规定的交单有效期内,递交银行办理议付结汇手续。

除采用信用证结汇外,其它付款的汇款方式一般有电汇(T/T)、票汇(D/D)、信汇(M/T)等方式,由于电子化的高速发展,现在汇款主要使用电汇方式。

 

12

售后服务

 

在客户收到货后,如果产品出现问题,或者因为出口商没有按照合同保证品质,导致客户在目的地市场,出现投诉、索赔等情况,客户会找出口商来解决。

 

业务员对待售后问题,需要慎重处理。处理的好坏,通常直接影响到客户后续的合作。

 

遇到这样的问题,首先要从业务员自身来看,是否有资料和信息沟通方面的错误。如果可以解决,不影响公司利益的情况下,尽快回复客户解决方案。

 

如果是比较严重的售后问题,要尽快反映给公司,并调查了解情况,尽快给出补偿方案,反映给客户,争取征得客户的同意和谅解。

 

13

退税

 

国家为了鼓励出口,增强商品在国际市场的竞争力,提供不同类型产品、不同费率的退税。出口退税率,从5%到17%不等。

 

企业必须是一般纳税人,才可以享有该权利。很多中小企业,公司没有专业的报关和财务人员,委托专业的退税代理服务机构,支付服务费来完成。

 

一些传统行业,或者技术含量不高的行业,利润可能主要来自退税。

 

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